Q:什么是档案？档案是什么意思？

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

档案是社会成员（组织与个人）在其社会活动中直接形成并具有保存价值的原始记录。

这一定义的基本含义主要包括以下几个方面：

第一，档案来源于人们的社会活动。也就是说，档案是社会的产物，是社会中的组织和个人在政治、军事、经济及科技生产等各种社会活动中形成的，而不是大自然的产物（化石等自然物虽然也具有一定的“原始记录”作用，但显然不是档案）。

第二，档案具有原始记录性。档案是人们在各种活动中直接形成的，不是事后编撰的，对社会活动的记录是最直接和最可靠的。而历史著作、理论文章或文学作品等，对社会活动仅具有间接的记录、记载作用（且往往伴有作者的主观倾向性）。可见，直接的原始记录性是档案区别于其他同类事物（图书、报刊、情报等文献）的本质特征。

第三，档案是具有保存价值的原始记录。不是所有的原始记录都能成为档案，能成为档案的只是其中具有保存价值的那一部分。这就将“档案”与一般的“文件”区别开来。

第四，该定义两个隐含的意义：一是不指明档案是已经有意识保存起来以备查考的，其意义在于----那些虽未被有意识保存而散失在社会上有保存价值的“原始记录”仍然是档案，恰恰需要档案部门去收集并加以有意识保存；二是不指明档案存在形态是多种多样的，无论什么形态，只要具有直接明确的记录作用和保存价值，均可成为档案。

“档案”一词的由来

我国档案工作的历史虽然源远流长，但“档案”一词的出现却是在清代。清代学者杨宾在其所著的《柳边纪略》中写道：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也。存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也”。这是有关“档案”一词的最早记载。

什么是档案全宗和档案案卷

档案全宗是档案整理中以形成文件的独立单位或机关为划分标准所作的第一级分类。档案案卷是指为当前利用或档案整理，将文件组合在一起而构成的一个有机单位，又称档案卷夹或档案卷宗。

档案对毕业生的用途

随着人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才由“单位人”变成“社会人”，档案不再像过去那样对人才有控制作用，也不再是困扰人才流动的问题。但档案的性质和管理方式发生变化了，并不意味着档案可有可无。一个人的档案作为记录个人学习经历、工作经历、考核奖惩、思想政治状况等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多手续绕不开档案这一关，如职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理养老等社会保险，以及开具出国、考研有关证明等，都需要人事档案。“没有档案，办理养老保险、职称评定就很被动。比如公司派你出国，没有档案，出国政审就无法进行。没有档案，办理社会保险也成问题，参加养老保险要根据档案里的记录来确认工龄年限。总之，如果没有档案，个人的一些权益就得不到保障。”

按照国家规定，凡通过双向选择已同各类非国有单位和实行聘用制的国有单位签订就业协议的毕业生、暂未落实就业单位正在择业的毕业生、准备复习考研或自费出国留学的毕业生，均属流动人员范畴，其档案应直接移交给政府人事部门所属人才服务机构管理。

毕业生办理档案代理后，可以享受到与国有单位人员相同的人事待遇，一旦毕业生进入国有正式单位，其转正定级、每年干部身份的保留、工龄的计算、档案工资的调整，职称资格的评定等对其资历认定、提高待遇和核定工资很有好处，不会出现断档情况。　

档案是由文件转化而来的。档案和文件既有联系，又有区别。

档案是历史的文件，是具有一定保存价值的文件，是经过分类组合的文件。因此，可以这样说：文件是档案的细胞，档案是文件的结合体；文件是档案的基础，档案是文件的精华。

人事档案与户口关系紧密。

简单来说，户口是随档案的。所以，如果想把户口留在或者调进广州，首先要把档案留在或者调进广州。档案只能放在有人事权的事业单位，或人才市场。户口可以入到有独立户口本的亲戚朋友家、接收单位或人才市场的集体户口上。

档案与图书、情报、资料的关系

1、档案与图书

档案来源于人们社会实践的过程中，其所述内容一般为其形成的直接经验；图书是就某一主题综合各种观点的系统研究成果，对其作者来说，更多地表现为间接经验。档案一般表现为一次文献，图书一般表现为二次文献、三次文献。档案因其直接记录社会实践原貌的特点，对其记录的主题较为零散，作者的加工度较浅，记录的内容比较客观；图书是对某一主题的系统研究，作者的编研加工度较档案大，更为系统完整，其内容有较强的客观性。记载某一社会活动的档案一般只有一件，保存于一个场所，而图书则随情况的需要大批量印刷，可分别存放于不同的地点，为不同的读者分别拥有。

2、档案与情报

情报是反映事物变化和人类活动情况的快速传递的信息材料。档案是情报的一种存在形式，是情报的重要来源。但档案与情报又有着明显的区别，档案是第一手的原始的记录，而情报则可以是经过加工了的第二手、第三手材料，所以，档案比情报有着更大的可靠性。档案在一定的条件下可以转化为情报，即为了一定的目的，经过加工选择，用于社会交流目的的档案具有情报的属性。

3、档案与资料

资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品，一般包括书刊、报纸、地图、图表以及音像制品等出版物。档案与资料有着十分密切的联系，它们都是人们认识和改造客观世界的记录，在实际工作中，人们很容易混淆档案与资料的界限，这不利于档案与资料的保管与利用。

（一）来源不同。资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等，而档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。

（二）作用不同。资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作的凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用。

（三）机密程度不同。资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案则具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度高的部分，一般情况下在一定年限内是不公开的。

档案与资料有时也可以互相转化，档案经加工可编印成资料，如政策法规汇编等；资料如被某一个单位采用，也可以转化为该单位的档案。